Elegem lett, megcsináltam magam: családi költségvető "alkalmazást" készítettem Numbers alapon - 3. rész

Az első két részben elkészítettem a fő, valamint a forint alapú, tranzakciós munkalapokat. Az utolsó, mostani leírásban pedig megcsinálom a deviza alapú tranzakciós munkalapokat, a kimutatás táblázatot (pivot), valamint ejtek pár szót az egész használatáról.

Az első rész itt, a második pedig itt olvasható.

Ha nem vagy érintett a deviza tranzakciós munkalapok elkészítésében, akkor rögtön ugorhatsz a pivot tábla részhez.

Deviza tranzakciós munkalap(ok)

Alapvetően a deviza tranzakciókat tartalmazó munkalapok - meglepő módon - hasonlítanak felépítésben illetve logikában a forint alapúhoz, egy-két apróságban van csak eltérés. Minden önálló devizának saját munkalapja van: nálam így lett USD és EUR.

A forint alapútól eltérően itt nincs külön számla oszlop, mivel nálunk családon belül egy deviza számla egy valaki nevén van, így felesleges. Lehetne értelme, ha mondjuk B-nek és nekem is lenne saját dollár számlánk, de nincs. :)

Szóval, a deviza tranzakciós munkalapon a táblázatnak van:

• dátum
• partner
• megnevezés
• kategória kód
• kategória megnevezés
• összeg

oszlopa. Az oszlopok értelme pontosan ugyanaz, mint a forint táblában, megjelenésében is hasonló, kivéve, hogy az összeg oszlop az adott devizát mutatja.

| Dátum       | Partner | Megnevezés | Kategória kód | Kategória megnevezés                         | Összeg  |
|-------------|---------|------------|---------------|----------------------------------------------|---------|
| 2022.10.10. | eBay    | Telefontok | KLAJ          | Kiadás - Lakhatás és élet - Ajándék és virág |  9,99 $ |
| 2022.10.10. | eBay    | Smink      | KLSM          | Kiadás - Lakhatás és élet - Smink és parfüm  | 89,99 $ |

Szóval valahogy így néz ki:

Ezek után, hogy előállt a tranzakciókat tartalmazó munkalap frissítettem a Számlák munkalapon a megfelelő cellát, hogy adja össze a tranzakciók értékét erről a munkalapról.

A munkalapot lemásoltam, és eurósítottam. :)

Pivot tábla

A pivot tábla (kimutatás - ki hogy ismeri) könnyű lesz, mert csak Numbers gombokat kell nyomogatni, munkalapot nem gyártunk hozzá.

Az én pivot táblámmal kapcsolatosan két elvárásom volt:

1. Csak a forint alapú tranzakciók érdekelnek, mert a napi életünkben történő pénzmozgások a forint számlákon keletkeznek, a deviza számlákon nem.
2. Kategória és idő bontásban akarom látni.

Ezt a két feltételt könnyű teljesíteni, mivel az 1. pont esetén így csak a forint alapú tranzakciókat tartalmazó munkalapra van szükségem, a második pont kapcsán pedig a pivot táblát kell ügyesen felparaméterezni.

A pivot tábla elkészítéséhez tehát kijelöltem a Tranzakciók (HUF) munkalapon a táblázatot, majd megnyomtam a Pivot table gombot az eszköztáron. A program ezek után létrehozza a pivot táblát egy új munkalapon.

Készen is vagyunk. Érdemes megjegyezni, hogy a pivot táblát nem frissíti automatikusan a Numbers, amikor a forrás táblában (ebben az esetben a Tranzakciók (HUF)::Table 1) változás történik, ilyenkor a képen is látható Source Data szekcióban a frissítés gombra (önmagába visszamutató nyíl) kattintva aktualizálható az adattartalom.

Használat

Végezetül pár szót a használatról... Először is nálam az adatok rögzítése a táblázatba (de mondhatnám a korábban használt programokat is) nem a költés pillanatában, hanem nap végén burst-ösen történik a netbankban, blokkokon látott infók alapján. Nem is lenne rá időm, mondjuk egy 40-50 tételes Auchan nagybevásárlást a kasszától ellépve megcsinálni, főleg ha pontosan szét akarom szedni kategóriákra. Márpedig szét akarom, mert úgy látszik igazán, hogy mire költ az ember.

Mint minden nyilvántartásnak, így ennek is a lelke a pontos vezetés. Ha pénzt költöttünk, akkor a megfelelő számlát kell megadni és a tranzakciós munkalapokon negatív számot kell beírni. Tehát ha elköltöttem 1 000 forintot, akkor a forintos munkalapon a tétel sor végén -1 000-et írok be. Bevételnél értelemszerűen pozitív számot.

Az átvezetéseknél, tehát amikor a vezetett számlák között mozgat az ember pénzt, akkor értelemszerűen azokat párban kell berögzíteni, mivel az egyik számla esetében terhelésről, a másik esetén jóváírásról van szó. Például ha a számlámról felveszek 10 000 forintot ATM-nél, akkor két tranzakciót könyvelek: egy -10 000 forintot a számlámra és +10 000 forintot a készpénz "számlámra". Így megmarad a cash flow, de mégis látható, hogy honnan és hova mozgott a pénz. Utalásoknál ugyanez.

A számla ill. kategória kódok elsőre ijesztőnek tűnhetnek (bevallom nekem is az volt), de az ember gyorsan megtanulja, másrészt a logikája miatt is gyorsan kikövetkeztethető, 2-3 használat után már nem is gondolkodok. Persze a kivételként kezelt, kézzel igazított kódoknál néha még meg kell néznem, de ahogy gyűlnek a tranzakciók, úgy lesz egyre könyebb, elég csak a táblázat korábbi soraira vetni egy pillantást.

Utolsó tapasztalat (vagy inkább szokás) a hitelkártya/számla használata. Itt én azt szeretem, ha 0 forint a számla egyenleg, ez jelenti, hogy nincs hitel költésem. Amint pirosba (negatívba) fordul az egyenleg, úgy jelenti azt, használtuk. Én a hitelkártyát egy összegben zárás után szoktam kiegyenlíteni, így az is a korábban ismertetett átvezetéses módszerrel kerül bele a táblázatba. Plusz a bank által adott kedvezmények és jóváírások is egyszeri tételként, amikor aktuális beírom.

A célnak tökéletesen megfelel (számomra) és lehet lesz belőle iOS alkalmazás, oda is szigorúan állatorvosi ló titulusban. :)

Konklúzió

Tudom, hogy nem szép. Meg azt is, hogy nem Excel mert Numbers-e viszonylag keveseknek van (amúgy Excelben is egészen biztosan megcsinálható, a logika ugyanaz). Nincs fancy alkalmazás telefonra/tablet-re, meg nem szipkázza le a banktól a tranzakciós listát (bár nekem erre nincs igényem mert az a kategorizálás sem kielégítő a számomra), csak teszi a dolgát.

Cserébe:

• nincs havidíj
• a célját ellátja
• több felhasználó is használhatja az iCloud megosztáson keresztül

+1 tipp

Ha a fájlt egyébként megnyitod iPhone/iPad-en, akkor a Tranzakciók (HUF) munkalappól kiindulva lehet csinálni egy űrlapot (form-ot), aminek a segítségével gyorsítható és egyszerűsíthető az adatrögzítés. ;) Így néz ki:

Köszi, ha elolvastad, a példa fájlt pedig itt találod, ha megnéznéd magad is.